Te tienes que mover de oficina por cuestiones de la pandemia o porque simplemente vas a cambiar de sitio, empacas todo lo que estaba en tu oficina solo contando "a vuelo de pájaro" lo que va entrando al camión, llegas a tu nueva oficina, descargas todo pero notas que uno de tus servidores no está y otro está un poco maltratado... ¿Sabes cuanto cuesta ese activo? Sin embargo la vida te sonríe y de casualidad ves otro servidor que no sabías que no tenías pero, ¿por qué no tenías registro de que estaba en la bodega? Aquí comienza la importancia de llevar un inventario de activos fijos en una empresa.
En nuestra vida hemos visto siempre negocios "cerrados por inventario" y algunos curiosos nos preguntamos "¿tanto es para contar que deben cerrar todo el negocio?" Y es que realmente es importante conocer cada aspecto de la empresa y cada Item que tenemos en el stock para poder vender, de lo contrario no sabríamos cuando re abastecer las estanterías y las pérdidas serían evidentes pero jamás nos preguntamos, Lo que está dentro de la empresa como muebles, equipos y demás enseres ¿no se deben contabilizar también? Eso es lo que llamamos activos fijos.
Los Activos que valorizan tu empresa
Desapercibido pasa ese escritorio en el que nos sentamos cada mañana en la oficina porque siempre está ahí pero quién está en un área contable o administrativa debería tenerlo muy presente, junto con todo lo que pertenezca a la empresa que sea de... digamos "uso cotidiano" porque de esa manera en las bodegas y demás áreas lo tendrán en cuenta para evitar re-compras y conocer realmente en infraestructura cuanto vale la empresa.
Los activos representan las inversiones que ha efectuado la empresa y se dividen en:
Activo fijo: Son los activos que han de permanecer en la empresa más de doce meses, o sea, se mantienen más allá del corto plazo, que es un año. El activo no circulante se denomina también inmovilizado o fijo y se divide en:
Material: Terrenos, edificios, maquinaria, instalaciones, mobiliario, vehículos, computadoras, etc.
Intangibles: Son elementos no materiales que representan derechos que tiene la empresa en relación con patentes, marcas o similares.
Financiero: Son inversiones financieras a largo plazo, como las inversiones en empresas del grupo, por ejemplo.
El "Tecnosistema" de un Activo Fijo
Suena bastante futurista hablar de un Ecosistema tecnológico o en este caso me gustaría llamarlo "Tecnosistema" porque por increíble que parezca, los activos fijos tienen un ciclo de vida que se cumple como por orden natural de las cosas y es imprescindible para alguien Contable, TI o bodega conocer todo lo que ocurre cuando algún activo llega a nuestra empresa para poder procesar cada paso de dicho activo (algo así como el mapa de vida de dicho item, loco ¿no?)
Tener conocimiento de este ciclo de vida de un activo fijo evita grandes compras innecesarias por parte de la empresa ahorrando en costos y tiempos de respuesta en caso de que necesiten urgente algún tipo de reemplazo permanente o provicional.
Todo comienza en la bodega donde llegan todos los activos, allí se debe tomar registro ya sea de la placa de inventario (obligatoria en toda empresa) o en su defecto un QR de identificación para así tener constancia de qué llegó. Lo ideal es llevar este inventario de manera digital pues de manera análoga (en papel) se corren muchísimos riesgos de mala digitación o pérdida del documento; luego de esto se firma un acta y se procede a entregar a cada sitio dichos activos igualmente teniendo constancia de a quién y qué departamento tiene dicho activo para tener un seguimiento constante de valor y ubicación.
Todo el ciclo de vida tiene muchas mas vertientes pero aquí solo te explico los pasos iniciales, si quieres conocer más ¡déjanos saber!
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